ارائه تعريفي جامع براي ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه دادهاند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد شايد آشنايي باويژگيها، قابليتها و كاركردهاي ERP در بخشهاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبيبراي شناخت كامل اين سيستم باشد . این سیستم بر اساس فرایندهای سازمان پیاده سازی میشود . مثلا
فرایند فروش در این سیستم :
در خواست مشتری ------پیش فاکتور فروش--------عقد قرارداد حقوقی ------مجوز تحویل فروش---
--------تحویل کالا از انبار ------محاسبه قیمت تمام شده کالا-------فاکتور فروش -----سندحسابداری فروش
در اینجا سازمانها وارد کانال با قاعده و قانونی می شوند، هر کجا که قرار باشد سیستمتصمیم گیری کند باید از قواعد آگاه بوده و به همین جهت سطح وابستگی افراد بیشتر ازسیستم های جزیره ای و یکپارچه است. در کنار این مسئله، بحث تغییرات هم وجود دارد. نیازهاتغییر می کند، با تغییر نیازها سیستم نیز باید تغییر کند. کاربر محدود است و در اینمرحله است که پشتیبانی وارد عمل می شود. در واقع پشتیبانی در erpرابطهای تنگاتنگ با سازمان ایجاد می کند تا بتواند هم پای تغییر نیازها، تغییر در سیستمرا نیز ارائه کند و عملا سیستم از سازمان عقب نماند.
سيستم اطلاعات مديريت ( MIS)، اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيري افراد ذيصلاح و مديرانارشد را بطور جداگانه از ساير زير سيستم هاي موجود در يك سازمان گردآوري مي نمود وايندر حالي بود كه گزارشات تهيه شده نيز در پاره اي از مواقع با هم تناسخ و تناسب لازمرا نداشت مثلا قيمت تمام شده اي كه توسط حسابداري صنعتي تهيه مي شد با بهاي تمامشده ارائه شده توسط قسمت توليد همخواني نداشت. علت اين ناهمگوني عدم گردش صحيح و كاملاطلاعات بين امور مالي، مديريت ستادي، توليد و انبارداري بود. ERP اين سيستم هاي منفرداز هم را بصورت يك مجموعه كامل در مي آورد كه اين مجموعه از ماجول هاي نرم افزاري معادلبا هر يك از سيستم هاي منفرد قبلي، تشكيل شده است. حسابداري، توليد، انبارداري،خريد و فروش و ساير سيستم هاي موازي موجود در سازمان هنوز ماهيت خود را حفظ مي كنندبا اين تفاوت كه اين سيستم ها به نحوي به يكديگر متصل مي شوند كه گردش اطلاعات بطورسيال در كليه اين سيستم ها جريان پيدا كرده و بطور مثال يك مدير براحتي ميتواند بهاطلاعات مالي، توليد، انبارداري و ... دريك آن دسترسي داشته باشد و اين سهولت دسترسيدر سيستم هاي MIS بدين طريق وجود نداشت. يكي از ويژگي هاي ERP اين است كه آنقدر انعطافپذير هستند كه بتوان بعضي از ماجول ها را بدون نياز به داشتن كل مجموعه راه اندازيكرد